Zadaniem osoby zatrudnionej na stanowisku kierownika administracyjnego będzie nadzorowanie i koordynowanie prac administracyjnych w Bałtyckiej Galerii Sztuki Współczesnej w Słupsku, w tym zarządzanie podległym personelem i optymalizacja procesów biurowych. Poszukiwane są osoby z doświadczeniem w zarządzaniu zespołem oraz znajomością zagadnień administracyjnych.

Do obowiązków Kierownika Administracyjnego należą, m.in.:

1. sprawowanie bezpośredniego kierownictwa i nadzór nad pracą podległego mu Działu Administracyjnego;

2. opracowywanie harmonogramów pracy i prowadzenie kart ewidencji czasu pracy podległych mu pracowników, zatrudnionych w Dziale Administracyjnym;

3. prowadzenie list obecności dla pracowników pracujących w siedzibie BGSW oraz w placówce BGSW - „Baszta Czarownic” w Słupsku;

4. prowadzenie sekretariatu, w tym przygotowywanie pism i projektów dokumentów organizacyjnych;

5. koordynowanie czynności kancelaryjnych;

6. organizowanie prowadzenia korespondencji przychodzącej i wychodzącej BGSW;

7. prowadzenie skrzynki e-doręczeń BGSW;

8. prowadzenie systemu EZD, w tym obsługa punktu kancelaryjnego EZD;

9. prowadzenie całości spraw administracyjnych BGSW, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, w tym prowadzenie rejestru umów;

10. prowadzenie i dokonanie rozliczeń gospodarki materiałowej, w tym wykonywanie czynności inwentaryzacyjnych;

11. prowadzenie archiwum zakładowego;

12. efektywna współpraca z pozostałymi działami BGSW w zakresie organizacyjnym i formalnym, szczególnie współpraca przy obiegu korespondencji;

13. nadzór nad gospodarką kluczami oraz innym powierzonym mieniem;

14. zapewnienie, nadzór i koordynacja usług ubezpieczenia majątkowego, komunikacyjnego oraz OC BGSW;

15. zapewnienie prawidłowego utrzymania stanu estetycznego, technicznego i eksploatacji budynków zajmowanych przez BGSW;

16. nadzór nad stanem budynków zajmowanych przez BGSW, w tym prowadzenie książek budynków oraz zapewnienie terminowego przeprowadzenia przeglądów zgodnie z książkami budynków.

W Y M A G A N I A :

• wykształcenie wyższe związane ze specyfiką zajmowanego stanowiska;

• inicjatywa i umiejętność pracy zespołowej i organizacji pracy zespołu.

M I L E W I D Z I A N E :

1. doświadczenie w pracy w jednostce sektora finansów publicznych;

2. staż pracy na kierowniczym stanowisku;

3. znajomość zagadnień, inwentaryzacji, środków trwałych, organizacji kosztów oraz budżetowania;

4. znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym;

5. umiejętność redagowania wewnętrznych aktów prawnych i właściwej interpretacji przepisów;

6. biegła obsługa programów komputerowych (m.in. Word, Excel);

7. poczucie odpowiedzialności za realizację powierzonych zadań, terminowość i sumienność;

8. wysokie standardy etyki zawodowej.

O F E R U J E M Y :

1. pracę w zgranym zespole ludzi;

2. zatrudnienie w oparciu umowy o pracę na czas określony z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony;

3. możliwość angażowania się w wiele ciekawych inicjatyw kulturalnych.

Pełna treść ogłoszenia znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej Bałtyckiej Galerii Sztuki Współczesnej w Słupsku.

WARUNKI APLIKOWANIA:

Komplet dokumentów w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Nabór na stanowisko Kierownika Administracyjnego w Bałtyckiej Galerii Sztuki Współczesnej w Słupsku” należy składać osobiście w sekretariacie Galerii lub przesłać drogą pocztową na adres: Bałtycka Galeria Sztuki Współczesnej w Słupsku, ul. Partyzantów 31 a, 76-200 Słupsk, albo pocztą elektroniczną w terminie do 30 września 2025 roku (liczy się data wpływu do Galerii).