Poszukiwana doświadczona Asystentka/Asystent administracyjno biurow/wa

Zakres obowiązków:

Wsparcie administracyjne i organizacyjne firmy

Bieżąca obsługa spraw administracyjno-biurowych

Wsparcie operacyjne poszczególnych działów (sprzedaż, redakcja, DTP, zarząd)

Udział w organizacji i usprawnianiu obiegu informacji oraz dokumentów w firmie

Współpraca z innymi pracownikami w zakresie realizacji zadań administracyjnych

2. Obieg dokumentów i korespondencja

Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej i tradycyjnej)

Wsparcie w prowadzeniu obiegu dokumentów (umowy, zlecenia, zamówienia, materiały reklamowe)

Współpraca z działami firmy w zakresie kompletowania i archiwizacji dokumentacji

3. Wsparcie zarządu

• Bezpośrednia współpraca z prezesem / zarządem
• Wsparcie w planowaniu i koordynowaniu kalendarza spotkań
• Obsługa skrzynki mailowej zarządu
• Udział w organizacji spotkań wewnętrznych i zewnętrznych

4. Wsparcie działu sprzedaży

• Administracyjne wsparcie handlowców w realizacji sprzedanych projektów reklamowych
• Koordynacja procesu realizacji reklamy po stronie operacyjnej
• Kontakt z klientami na etapie realizacji materiałów (po sprzedaży)
• Współpraca z handlowcami, klientami, działem DTP i redakcją

5. Koordynacja realizacji materiałów reklamowych

• Udział w procesie planowania i makietowania gazet
• Administracyjna opieka nad rozkładem reklam i materiałów promocyjnych
• Współpraca przy realizacji materiałów reklamowych i promocyjnych
• Dbanie o terminowość i kompletność realizowanych projektów

6. Obsługa systemów operacyjnych

• Praca w wewnętrznych systemach sprzedażowo-reklamowych i operacyjnych
• Administracyjne wsparcie w obsłudze systemów wykorzystywanych przez dział sprzedaży
• Przygotowywanie zestawień, raportów i podsumowań na potrzeby zarządu i działów

7. Organizacja wydarzeń i projektów specjalnych

• Wsparcie organizacyjne przy eventach, wydarzeniach firmowych i projektach specjalnych
• Współpraca z zespołem przy planowaniu i realizacji wydarzeń