Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

Referent

Miejsce pracy: Katowice

Ogłoszenie o naborze Nr 159091

Warunki pracy

Budynek Urzędu wyposażony jest w windy osobowe oraz pomieszczenia sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd (od strony ul. Reymonta). Stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniach biurowych na I piętrze. Podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych (np. drukarka, skaner). Konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych.

Kontakty zewnętrzne:  z klientami Urzędu w celu udzielenia informacji i skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizację zadania, z przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego (kierownicy, dyrektorzy, wojewodowie, marszałkowie, burmistrzowie, prezydenci miast, starostowie) w celu połączenia telefonicznego z Kierownictwem Wydziału, z instytucjami realizującymi zadania związane z kontrolą i audytem (Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, organy ścigania: CBA, ABW, Policja, Prokuratura, urzędy wojewódzkie i jednostki wojewódzkiej administracji zespolonej, Najwyższa Izba Kontroli) celem zapewnienia wymiany informacji o planowanych i prowadzonych kontrolach oraz przekazania do tych instytucji wymaganej dokumentacji bądź informacji.

Zakres zadań

• Prowadzi obsługę kancelaryjno-biurową Wydziału Kontroli celem ewidencjonowania korespondencji „wpływającej” i „wypływającej” z komórki organizacyjnej oraz zapewnienia w niej prawidłowy obiegu dokumentów.
• Prowadzi sekretariat dyrektora Wydziału Kontroli i jego zastępcy w celu wsparcia w bieżącej pracy Kierownictwa Wydziału oraz jego pracowników (w tym przygotowuje narady i spotkania służbowe Dyrektora Wydziału i Zastępcy Dyrektora Wydziału, przygotowuje informacje, analiz oraz zestawienia z zakresu działania Wydziału).
• Prowadzi Książkę delegacji służbowych w celu dostarczenia bieżącej i aktualnej informacji o pracownikach Wydziału Kontroli przebywających na delegacjach.
• Określa potrzeby materiałowe, a następnie zamawia materiały biurowe w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania gospodarki materiałowo-sprzętowej Wydziału Kontroli. Prowadzi ewidencję składników majątkowych w celu weryfikacji oraz ustalenia rzeczywistego stanu aktywów Wydziału Kontroli.
• Prowadzi ewidencję wyjść służbowych pracowników Wydziału Kontroli przeprowadzających kontrolę w Katowicach, celem umożliwienia komórce kadrowej rozliczenia czasu pracy tych pracowników. Przygotowuje wnioski dotyczące spraw osobowo-kadrowych.
• Prowadzi Książkę kontroli Urzędu celem poinformowania Kierownictwa Urzędu o rozpoczęciu kontroli zewnętrznej w Urzędzie oraz uzyskania informacji o osobach przeprowadzających kontrolę na podstawie okazanych upoważnień do kontroli, zakresie i czasie trwania kontroli.
• Udziela informacji klientom (obsługa bezpośrednia i telefoniczna) załatwiającym sprawy w Wydziale Kontroli celem dostarczenia im pożądanych danych lub skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizację danego zadania.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej lub/i w pracy biurowej

• znajomość rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
• umiejętność obsługi komputera (MS Office) na poziomie podstawowym
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość ustawy o służbie cywilnej (Rozdział 1, Przepisy ogólne)
• znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
• orientacja na klienta, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• oświadczenie o posiadaniu doświadczenia zawodowego zgodnego z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu o pracę
• oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówoświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu Wydziału Kontroli w zakresie wykraczającym poza katalog danych określonych w Kodeksie pracy oraz wynikających z ustawy o służbie cywilnej

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do: 2025-12-31 Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu Miejsce składania dokumentów:

Śląski Urząd Wojewódzki ul. Jagiellońska 25, 40 - 032 Katowice (osobiście ofertę można złożyć w Kancelarii Urzędu, p. 121 na parterze budynku)

z dopiskiem na kopercie ,,Oferta pracy – referent ds. obsługi sekretariatu Wydziału Kontroli”. Dokumenty aplikacyjne można również wysłać przez ePUAP: /SUW2/urząd lub przez e-Doręczenia: AE:PL-14603-15693-ECFGD-26

Dane osobowe - klauzula informacyjna:

Administratorem Pana/Pani danych jest: Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach, ul. Jagiellońska 25, 40-032 Katowice

Kontakt do inspektora ochrony danych: 32 20 77 975 lub [email protected]

Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu Wydziału Kontroli

Informacje o odbiorcach danych: podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa

Okres przechowywania danych: czas realizacji procedury naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu Wydziału Kontroli  (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata/wyłonionej kandydatki, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska) a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji w zakresie danych obejmujących imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania kandydata/kandydatki

Uprawnienia:

· prawo do cofnięcia wyrażonej zgody w dowolnym momencie - cofnięcie zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem

· prawo żądania od administratora danych dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania - żądanie w tej sprawie można przesłać na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej

· prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Podstawa prawna przetwarzania danych: Kodeks pracy oraz ustawa o służbie cywilnej

Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, nie będą też profilowane

Każdy kandydat/każda kandydatka przystępujący/przystępująca do naboru podaje swoje dane dobrowolnie.

Bez podania wymaganych danych osobowych nie będzie możliwy udział w naborze.