KIEROWNIK/KIEROWNICZKA DZIAŁU PRODUKCJI I ORGANIZACJI

• Kierowanie i zarządzanie Działem produkcji i organizacji,
• organizacja pracy działu, w tym opracowywanie harmonogramów pracy, przydzielanie pracy podległym pracownikom i nadzór nad efektywnym wykorzystaniem czasu pracy podległych pracowników;
• dokonywanie podziału zadań między pracowników działu, a także kontrolowanie ich realizacji, ustalanie zakresów obowiązków podległych pracowników, nadzór nad bezwzględnym przestrzeganiem obowiązujących w NCK Gdańsk instrukcji, regulaminów i zarządzeń, a także Regulaminu Pracy, zasad i przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz zachowanie tajemnicy służbowej przez podległych im pracowników,
• wnioskowanie w sprawach: przyjmowania, zwalniania, awansowania, nagradzania, karania oraz udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych, a także w przypadkach uzasadnionych, z wnioskami o zezwolenia na wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych;
• ocena pracy podległych pracowników; prowadzenie samooceny w ramach systemu kontroli zarządczej, w tym w szczególności: monitorowanie realizacji celów i identyfikacja ryzyka w zarządzanych komórkach organizacyjnych,
• współtworzenie, wdrażanie i rozwijanie długofalowej koncepcji oraz strategii działań najmu i współprac, spójnej z misją instytucji i dokumentami programowymi,
• planowanie, koordynacja logistyczna i produkcja wszystkich wydarzeń NCK Gdańsk z uwzględnieniem procedur bezpieczeństwa, ewakuacji, nadzoru nad dostawcami zewnętrznymi podczas montaży/demontaży, kontaktu ze służbami bezpieczeństwa (straż, pogotowie, policja),
• koordynacja pracy zespołu technicznego i produkcyjnego w tym prowadzenie kalendarza wydarzeń, w tym najmów, współprac i użyczeń pomieszczeń NCK Gdańsk,
• współpraca z artystami i wykonawcami w zakresie realizacji ich potrzeb technicznych,
• koordynacja obsługą techniczną wydarzeń (dźwięk, światło, multimedia), w tym zewnętrznych dostawców usług,
• zarządzanie wykorzystaniem przestrzeni w obiektach NCK Gdańsk w tym proaktywne pozyskiwanie najemców i współprac zewnętrznych,
• koordynacja obsługą widowni, w tym organizacja systemu sprzedaży biletów, koordynacja pracy zespołu obsługi publiczności, zapewnienie dostępności do wszystkich wydarzeń osobom ze szczególnymi potrzebami,
• koordynacja programu staży, praktyk, wolontariatu akcyjnego, stałego i pracowniczego na rzecz NCK Gdańsk,
• prowadzenie dokumentacji produkcyjnej wydarzeń, w tym raportów, analizy kosztów i efektywności produkcyjnej, a także archiwizacji dokumentacji technicznej,
• powoływanie i kierowanie zespołami projektowymi, w tym nadzór nad realizacją zadań organizacyjnych i harmonogramowych,
• zapewnienie wysokiej jakości pracy oraz zgodności realizowanych działań z założeniami programowymi i budżetowymi,
• opiniowanie pism wpływających do Działu,
• przygotowywanie projektów umów związanych z realizowanymi zadaniami we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym,
• wykonywanie samokontroli w toku codziennej pracy zgodnie z regulaminem kontroli wewnętrznej,
• wykonywanie kontroli merytorycznej NCK Gdańsk,
• udział w inwentaryzacjach rocznych i okresowych,
• pełnienie funkcji członka zakładowej komisji przetargowej,
• dbanie o bardzo dobry wizerunek NCK Gdańsk oraz przestrzeganie obowiązujących regulacji wewnętrznych,
• prezentowanie działań w przestrzeni publicznej,
• współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi pracownikami NCK Gdańsk,
• na polecenie przełożonego zastępowanie innych pracowników czasie ich nieobecności,
• gromadzenie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu wykonywanych obowiązków pracowniczych,
• podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych itd.
• wykonywanie innych zadań zleconych przez przełożonego, mieszczących się w zakresie statutowej działalności NCK Gdańsk.

MIEJSCE PRACY: Nadbałtyckie Centrum Kultury w Gdańsku (Ratusz Staromiejski oraz Centrum św. Jana w Gdańsku). Praca w budynkach z ograniczoną dostępnością architektoniczną (obiekty zabytkowe) oraz konieczność przemieszczania się pomiędzy budynkami.

Wymagania:

• doświadczenie w pracy w obszarze współtworzenia, zarządzania i/lub kierowania projektami z obszaru kultury i rozrywki (min. 6 lat), dodatkowy atut w samorządowej instytucji kultury,
• biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams),
• wiedza z zakresu powierzonego stanowiska,
• doświadczenie w produkcji wydarzeń o znacznym stopniu skomplikowania i/lub doświadczenie związane z koordynacją najmu powierzchni na cele kulturalne/rozrywkowe,
• umiejętność dobrej organizacji pracy oraz efektywnego zarządzania czasem,
• bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie,
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego obcego języka,
• umiejętność zarządzania zespołami i zasobami oraz delegowania zadań udokumentowana przebytymi szkoleniami lub wykształceniem kierunkowym lub doświadczeniem na stanowisku kierowniczym (min. 2 lata),
• umiejętność prowadzenia jasnej i efektywnej komunikacji; decyzyjność; wysoki poziom samodzielności i odpowiedzialności; umiejętności analityczne

Warunki pracy: Wymiar etatu: 1.00 Zmianowość: jedna zmiana System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną