Specjalista ds. administracji

Stanowisko: Specjalista ds. administracji

Zakres obowiązków:

Obsługa biura i dokumentacji:

• Prowadzenie dokumentacji,
• Przyjmowanie, ewidencjonowanie i rozdzielanie korespondencji (przychodzącej i wychodzącej),
• Archiwizacja dokumentów oraz zarządzanie danymi,
• Sporządzanie pism, umów, raportów i zestawień,
• Bieżące wsparcie Zarządu.

Obsługa operacyjna i administracyjna:

• Kompleksowa obsługa zamówień (składanie, monitorowanie realizacji, kontakt z dostawcami),
• Nadzór nad terminami ubezpieczeń floty samochodowej (OC/AC),
• Organizacja spotkań, konferencji oraz delegacji służbowych,
• Zapewnienie zaopatrzenia biura w materiały biurowe i eksploatacyjne.

Zadania mobilne:

• Transport dokumentów pomiędzy siedzibami firmy,
• Dostarczanie i odbiór przesyłek,
• Reprezentowanie firmy w bieżących sprawach administracyjnych poza biurem.

Współpraca wewnętrzna i zewnętrzna:

• Kontakt z dostawcami usług (kurierzy, serwis techniczny, ochrona),
• Współpraca z kontrahentami.

Zarządzanie bezpieczeństwem i organizacją:

• Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w firmie,
• Dbałość o ochronę danych (RODO).

Pozostałe:

• Wykonywanie bieżących zadań zleconych przez przełożonego.

Wymagane umiejętności i kompetencje:

• Bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• Biegła obsługa pakietu MS Office (Excel, Word),
• Wysoka kultura osobista i komunikatywność,
• Skrupulatność, dokładność i terminowość,
• Niekaralność,
• Prawo jazdy kat. B oraz gotowość do pracy mobilnej - warunek konieczny.

Podsumowanie stanowiska: Poszukujemy samodzielnej i dobrze zorganizowanej osoby, która będzie odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie obszaru administracyjnego firmy. Stanowisko łączy pracę biurową z zadaniami mobilnymi – obejmuje zarówno obsługę dokumentacji, zamówień i kontaktów z kontrahentami, jak i transport dokumentów oraz przesyłek między lokalizacjami. Idealny kandydat to osoba dokładna, komunikatywna i elastyczna, która potrafi efektywnie działać zarówno w biurze, jak i w terenie.